Politique de confidentialité

Version du 25 août 2026.

Cette politique décrit les données personnelles traitées par Assurbase, pourquoi elles le sont, combien de temps elles sont conservées et qui y a accès. Elle couvre en particulier les données auxquelles le logiciel accède via les interfaces de Google (Gmail, Google Agenda) et de Microsoft (Microsoft Graph), lorsqu'un utilisateur choisit d'y connecter sa boîte professionnelle.

1. Qui est responsable du traitement

Identité de l'éditeur — à renseigner avant publication.

dénomination sociale exacte, forme juridique et capital ;
numéro SIREN et ville du greffe (RCS) ;
adresse du siège social ;
nom du représentant légal et du directeur de la publication ;
adresse de contact pour les questions de protection des données ;
désignation d'un délégué à la protection des données (DPO) — le traitement de données de santé à grande échelle la rend obligatoire (art. 37 du RGPD). À confirmer avec le conseil juridique ;
hébergeur, avec sa raison sociale et son adresse (mention obligatoire, LCEN art. 6 III).

Ces éléments sont obligatoires en droit français et attendus par la revue Google : une politique sans éditeur identifiable est rejetée.

Assurbase agit comme sous-traitant au sens du RGPD pour les données que les cabinets de courtage traitent dans le logiciel : le cabinet est responsable de traitement, Assurbase traite ces données sur ses instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance. Assurbase agit comme responsable de traitement pour les données relatives à ses propres utilisateurs : comptes, authentification, journaux techniques, facturation.

2. Les données traitées

Catégorie	Exemples	Origine
Compte utilisateur	nom, adresse professionnelle, mot de passe chiffré, cabinet de rattachement	saisie à l'inscription
Données de clientèle du cabinet	identité des assurés, coordonnées, contrats, garanties, échéances, sinistres	saisie ou import par le cabinet
Données de santé	éléments relatifs à l'état de santé nécessaires à un contrat santé ou prévoyance	saisie par le cabinet, ou contenues dans un message reçu
Messagerie et agenda	messages, participants, dates, objets, pièces jointes, rendez-vous	API Google ou Microsoft, après autorisation explicite
Journaux techniques	horodatages, adresses IP, actions effectuées dans le logiciel	usage du service

Données de santé. Le courtage en assurance santé et prévoyance conduit à traiter des données relatives à la santé, qui sont des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Elles font l'objet de protections renforcées : chiffrement, accès restreint aux seules personnes du cabinet habilitées, et journalisation des accès.

3. Pourquoi ces données sont traitées

Fournir le service souscrit par le cabinet — exécution du contrat.
Permettre au courtier de conserver la trace de son conseil, ce à quoi la réglementation de la distribution d'assurance l'oblige — obligation légale.
Sécuriser le service — détection d'abus, journaux d'accès, sauvegardes.
Assurer le support des utilisateurs qui le sollicitent.

Les données ne sont utilisées à aucune fin publicitaire, ne sont ni vendues ni cédées, et ne servent pas à entraîner de modèles d'intelligence artificielle, qu'ils soient ceux d'Assurbase ou d'un tiers.

4. Données issues des API Google et Microsoft

Cette section détaille le point le plus sensible : ce qu'Assurbase lit dans une boîte de messagerie, et ce qu'il en fait. Rien n'est lu tant qu'un utilisateur n'a pas connecté sa boîte lui-même, après avoir vu l'écran de consentement de Google ou de Microsoft qui énumère les autorisations demandées.

4.1 Les autorisations demandées

Autorisation	Ce qu'elle permet	À quoi elle sert dans Assurbase
`gmail.send`	Envoyer un message au nom de l'utilisateur	Écrire à un client depuis le logiciel, en partant de la boîte du courtier, pour que le message porte son adresse et se retrouve dans ses messages envoyés. Cette autorisation ne donne aucun accès en lecture.
`gmail.metadata`	Lire les en-têtes des messages — expéditeur, destinataires, date, objet — sans le contenu	Rattacher un échange au dossier du client concerné et afficher l'historique de la relation, sans lire le corps des messages.
`gmail.readonly`	Lire les messages, y compris leur contenu et leurs pièces jointes	Afficher le contenu d'un échange dans le dossier du client, et retrouver un document envoyé par un assureur ou un assuré.
`calendar`	Lire et écrire les événements de l'agenda	Afficher les rendez-vous à côté des dossiers, et créer un rendez-vous depuis le logiciel.
Microsoft Graph `Mail.`, `Calendars.`	Équivalents pour une boîte Microsoft 365	Mêmes usages, pour les cabinets qui utilisent Outlook.

Cette liste doit correspondre EXACTEMENT aux autorisations demandées dans la console Google au moment du dépôt. Un scope présent dans la demande et absent d'ici fait rejeter la vérification ; un scope listé ici mais non demandé est une promesse inutile. À relire juste avant de soumettre, et à chaque fois que la liste change.

4.2 Ce qui est conservé, et où

Le message d'origine est conservé chiffré, afin de pouvoir corriger un affichage erroné sans retourner interroger la messagerie.
Seuls sont enregistrés dans le logiciel les échanges rattachés à un dossier client. Les autres — lettres d'information, messages internes, notifications — ne voient que leurs en-têtes conservés, jamais leur contenu.
Seuls les dossiers « Boîte de réception » et « Éléments envoyés » sont consultés. Les archives, les brouillons, la corbeille et les messages indésirables ne le sont pas.
Les données sont hébergées en France, dans la région Paris (europe-west9) de Google Cloud Platform. Elles ne quittent pas l'Union européenne.
Chaque cabinet est isolé des autres au niveau de la base de données, par un cloisonnement vérifié automatiquement à chaque livraison du logiciel.

4.3 Qui, dans le cabinet, voit quoi

L'utilisateur qui connecte sa boîte choisit son niveau de partage avec le reste du cabinet : rien, les en-têtes seulement, ou le contenu. Il peut également exclure des correspondants nommément. Le rattachement d'un échange à un dossier ne peut jamais élargir ce niveau : il ne fait que le restreindre davantage. Un échange non rattaché à un dossier n'est visible par personne d'autre que le titulaire de la boîte.

4.4 Retirer son autorisation

L'utilisateur peut déconnecter sa boîte à tout moment depuis les réglages d'Assurbase, ou révoquer l'accès directement chez Google (myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft. La synchronisation cesse immédiatement, et les messages et rendez-vous importés depuis cette boîte sont supprimés du cabinet.

5. Usage limité des données Google (Limited Use)

Assurbase's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

En français : l'utilisation et le transfert par Assurbase, vers toute autre application, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité.

En conséquence, et sans exception :

les données Google servent uniquement à fournir les fonctions décrites au paragraphe 4, celles-là et pas d'autres ;
elles ne sont ni vendues, ni cédées, ni transmises à des courtiers en données, ni utilisées à des fins publicitaires ou d'évaluation de solvabilité ;
elles ne servent pas à entraîner de modèles d'intelligence artificielle généralisés ;
aucun humain ne les lit, sauf dans quatre cas : l'accord exprès et préalable de l'utilisateur, une nécessité de sécurité (enquête sur un abus), une obligation légale, ou un traitement portant sur des données agrégées et anonymisées.

6. Durées de conservation

Donnée	Durée
Messages et rendez-vous synchronisés	36 mois glissants par défaut, réglable par le cabinet. Au-delà, suppression automatique.
Données de clientèle et contrats	durée de la relation, puis la durée de prescription applicable
Comptes utilisateurs	durée de l'abonnement du cabinet
Journaux techniques et d'accès	12 mois
Après résiliation du cabinet	export mis à disposition, puis suppression complète à 30 jours

Les durées relatives aux contrats et données de santé doivent être confirmées avec le conseil juridique : elles dépendent des délais de prescription applicables à la distribution d'assurance et des recommandations de la CNIL pour le secteur. Les autres lignes sont des choix produit, tenables tels quels.

7. Sous-traitants

Prestataire	Rôle	Localisation
Google Cloud (Google Cloud EMEA Limited)	hébergement de l'application et de la base de données	France — région Paris
Brevo	envoi des courriels du service (invitations, notifications)	Union européenne

À compléter au moment de la publication : tout autre sous-traitant réellement en service — en particulier le fournisseur de modèle de langage si les fonctions d'assistance sont activées (décision non arrêtée à ce jour), ainsi que les outils de facturation et de support. Un sous-traitant qui traite des données sans figurer ici est un manquement, et la liste doit être tenue à jour contractuellement auprès des cabinets.

8. Sécurité

chiffrement des échanges avec le service et des données au repos ;
chiffrement renforcé, par cabinet, des données les plus sensibles ;
cloisonnement des cabinets vérifié automatiquement à chaque livraison ;
journalisation des accès aux données sensibles ;
sauvegardes chiffrées et restauration à un instant donné.

9. Vos droits

Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur ses données, ainsi que du droit de définir des directives relatives à leur sort après son décès.

Si vous êtes client d'un cabinet de courtage utilisateur d'Assurbase, adressez votre demande à ce cabinet : c'est lui qui est responsable de vos données. Assurbase l'assiste pour y répondre.

Si vous êtes utilisateur d'Assurbase, écrivez à l'adresse de contact indiquée au paragraphe 1. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.

10. Modifications

Toute modification substantielle de cette politique est notifiée aux cabinets utilisateurs avant son entrée en vigueur. La date de version figure en tête de page.

11. Mentions légales

Bloc à composer avec les éléments du paragraphe 1 : éditeur (dénomination, forme, capital, SIREN, RCS, siège, contact), directeur de la publication, et hébergeur avec sa raison sociale et son adresse. Ces mentions sont exigées par l'article 6 III de la loi pour la confiance dans l'économie numérique.